Gestor projektu v aka.mspl.cz
Gestor projektu má právo na přístup ke všem zakázkám projektu, včetně dokumentace. Gestor projektu dohlíží na realizaci projektu dle plánu schváleného Valnou hromadou AKA. Pokud schvalování nedeleguje na projektového manažera pak je povinen je v aka.mspl.cz provádět osobně. Má přístup k sestavám projektu.
Jak jednoduše postupovat.
Gestor má zřízen profil v MySmartplace
Uživatelské jméno: email gestora
Startovací heslo: aka2025
Heslo si změň v záložce "Přihlašování" na Profil uživatele
Ve svém profilu si dále můžeš v záložce "preference" nastavit jazyk, který ti nejlépe vyhovuje Profil uživatele Pokud svůj vybraný jazyk nenajdeš v nabídce, tak napiš na office@aka.cz a my ti jej doplníme.
Na stejném místě si můžeš zaškrtnout požadavek na zasílání denní emailové připomínky s aktuálním počtem notifikací (odesíláno každé ráno) Profil uživatele
Doporučujeme si notifikace nastavit. Každý den dostaneš automatickou mailovou připomínku s počtem notifikací. Pokud bude počet "nula" tak hned víš, že do systému není třeba chodit. Pokud bude počet 1 a víc, tak prosíme přes odkaz do systému nahlédnout.
Odkaz vede přímo na notifikace, které ti řeknou co je potřeba v systému vyřídit.
V tvém případě jde primárně o schvalování nákladů a výnosů na projektu, který gestoruješ. Notifikace tě tedy zavedou do jednoho ze zakázkových systémů.
AKA má kromě hlavní společnosti, která je nezisková a tedy není plátcem DPH, ještě dvě další provozní společnosti (obě jsou běžnými obchodními společnostmi a obě jsou také plátcem DPH). S ohledem na charakter nákladů a výnosů z daňového hlediska může být tvůj projekt veden ve více společnostech. Na hlavní ploše systému slouží pro vedení zakázek Zakázkové systémy, které mají zelenou ikonu a jsou označeny názvem příslušné společnosti a fiskálním rokem.
Pokud na tebe čeká v systému nějaký úkol, pak to poznáš podle červeného čísla v pravém horním rohu ikony. Na ikonu červeného čísla stačí kliknout a navede tě rovnou na příslušnou notifikaci.
Notifikace ti rovnou říká co od tebe v systému potřebujeme.
Pokud na ní klikneš dostaneš se na místo, kde můžeš potřebný úkon provést. Většinou půjde o schvalovací workflow pro schválení faktur.
Klikneš na panel schvalování a tam buď provedeš schválení, pokud je za tebe faktura ok (můžeš si případně otevřít i její náhled), nebo napíšeš své připomínky, komentáře, námitky do chatu a tím vrátíš fakturu zpět předkladateli. V případě, že z fakturou nesouhlasíš, tak ji můžeš zamítnout. Je však třeba zamítnutí vždy odůvodnit.
Projekt, jehož jsi gestorem, může být a často také bývá, rozdělen do dílčích zakázek pro větší přehlednost a i z důvodu logiky (koneckonců na každé zakázce v projektu se může podílet trochu jiný realizační tým). Kompletní přehled o nákladech a výnosech projektu v rozdělení na zakázky najdeš v záložce levého menu s názvem "Sestavy".
Vyber si sestavu ze skupiny "Bilance" a to "Bilance projektu", vyhledej svůj projekt a vyber časové období, které chceš sledovat (přednastaven je celý fiskál, který ti ukazuje veškeré náklady a výnosy ke dni spuštění sestavy). A hned vidíš jak tvůj projekt ekonomicky vypadá.
POZOR sestava ti ukazuje ekonomický stav projektu jen v té firmě, ve které ji generuješ. Pokud je tvůj projekt veden ve více společnostech je vhodnější podívat se na jeho celkový stav ve vztahu k plánu schválenému Valnou hromadou AKA. Ten je veden v Zakázkovém systému AKA v záložce obchodní plán. Tam vidíš aktuální plán na filtrované období a také aktuální stav nákladů a výnosů. Jen si zadej jako odpovědnou osobu své jméno. A použij tlačítko "přepočítat"
A to je vlastně všechno pokud jde o podstatné povinnosti.
A jaké další možnosti v systému máš (i když je pravděpodobně nebudeš využívat)?
Můžeš sledovat v zakázce všechny důležité ekonomické údaje:
Můžeš měnit přístupy týmu, který na zakázce pracuje pod zeleným tlačítkem "Editace zakázky", jenom vždy nezapomeň změny uložit.
Můžeš zakázce nastavit "plán" (záložka plán):
Můžeš zadávat úkoly členům týmu, přes záložku "úkoly":
Pod záložkou "externí výkony" můžeš sledovat detailní náklady projektu a pod záložkou "Faktury vydané/podklady k fakturaci" zase všechny náklady projektu.
A pod záložkou "Dokumenty" najdeš veškerou dokumentaci k zakázce, kterou tam realizační tým založil.
Pokud budeš potřebovat jakoukoli pomoc můžeš využít "manuál" , který najdeš v každém modulu, nebo napiš na office@aka.cz, kde se ti vždy dostane pomoci.
Užij si práci v systému a pomoc nám efektivně pracovat.
za AKA, pracovní skupina Procesy a tým MSPL